Die Inbox nach dem Urlaub…

… löschen, löschen, später bearbeiten, verschieben in Kundenordner X, löschen, löschen, löschen, in der Inbox lassen, … Nach dem  Urlaub heißt es nicht nur Koffer auspacken, Wäsche sortieren, Wohnung lüften, etc. sondern auch Post durchgehen und Inbox aufräumen. Mit der dreidimensionalen Post war ich zwar schneller fertig, die elektronische animierte mich allerdings zu einigen Überlegungen…
So monoton „Inbox aufräumen“ scheint, erfordert diese Arbeit doch vielfältige kognitive Leistungen: Es geht um Wahrnehmung, Aufmerksamkeit, Selektionsfähigkeit, das Erinnern, Denken und Entscheiden, etc. etc. Diese Leistungen laufen automatisch und oft unbewusst ab – genauso wie die damit verbundenen Gefühle. Auf letztere habe ich diesmal geachtet und u.a. folgende identifiziert:

• Freude, wenn die Betreffzeile tatsächlich mit dem Inhalt übereingestimmt hat (das spart viel Zeit!);
• Interesse, wie ich auf den Verteiler mancher Mails kam, weil’s mich überhaupt nicht betrifft;
• Ärger, wenn der Absender nicht klar formuliert hat, was er konkret von mir erwartet;
• Überraschung, dass immer noch viele Mails offensichtlich gedankenlos verschickt werden (und da meine ich nicht die Spams!).

Kommt Ihnen diese oder ähnliche Gefühle bekannt vor? In fast allen Organisationen oder Unternehmen, die ich kenne, ist „E-Mail“ ein Thema. Viele Mitarbeiter und Führungskräfte stöhnen über schlechte E-Mail-Kultur oder E-Mail-Overload (ein Begriff, der bereits 1996 von Whittaker & Sidner geprägt wurde; damals schrillten allerdings schon bei 40 E-Mails pro Tag alle Alarmglocken). Vom ursprünglich einfachen und vereinfachenden Kommunikationsinstrument ist es für viele zu einem Stressfaktor geworden. Und noch lange nicht alle Betroffenen haben erkannt, wie sie selbst dazu beitragen können, den Overload einzudämmen bzw. mit ihm fertig zu werden. Doch dazu ein anderes Mal…
OK, für die Zeit bis dahin ein Tipp: Bevor Sie die/das nächste E-Mail schreiben, überlegen Sie, ob es wirklich das richtige Instrument ist. Wenn es per Telefon oder mit einem persönlichen Gespräch auch geht, dann wählen Sie unbedingt die direkte Kommunikation!